База знаний

Загрузка файла Excel в качестве накладной

Загрузка файла Excel в качестве накладной

Описание процесса создания накладной из документа формата "Книга Excel"
Время чтения 8 мин
GBS.Market позволяет загрузить накладную из Excel для дальнейшего сохранения в базе данных.
Это может быть полезно:
  • для обработки накладных, присланных поставщиков в формате Excel
  • для загрузки номенклатуры из прайса
  • для переноса товарных остатков из других учетных систем
Поддерживается загрузка из файлов формата:
  • .xls Книга Excel 97-2000
  • .xlsx Книга Excel 2007-2010
Наличие Excel на компьютере необязательно. Файлы для просмотра могут быть открыты в аналогичных программах, например, OpenOffice, LibreOffice.
ПолезноДанные могут быть загружены так же из файлов формата CSV, для этого их необходимо открыть в Excel и сохранить в формате "Книга Excel".

Пример документа для загрузки

Возьмем для примера документ ТОРГ-12, присланный поставщиком.

Определение номеров столбцов

Для того чтобы начать загрузку данных из документа, необходимо определить номера для столбцов, из которых мы будем загружать информацию.
В нашем примере потребуются следующие столбцы:
  • Наименование: 2
  • Кол-во: 34
  • Сумма: 51

Загрузка накладной из Excel

Создайте новую накладную, например, нажав “добавить” в журнале поступлений.
В карточке накладной нажмите кнопку “добавить” и выберите пункт “из Excel”

Форма загрузки накладной из Excel

Установка параметров загрузки выполняется в форме, показанной на скриншоте ниже.

Путь к файлу

Нажмите кнопку “обзор”, чтобы перейти к выбору файла.
После нажатия на кнопку откроется окно проводника, в котором необходимо выбрать файл Excel.
Выберите файл и нажмите “Открыть”. После этого в программе отобразиться путь к выбраному файлу.

Шаблон настроек

Шаблоны настроек позволяют использовать ранее указанные параметры, без необходимости каждый раз заполнять настройки для однотипных документов. Например, один и тот же поставщик может присылать накладные в одном формате – для него можно сохранить свой шаблон.
Заполните номера столбцов и укажите другие опции, а затем сохраните шаблон. При следующей загрузке вы сможете повторно использовать шаблон, чтобы не заполнять такие же значения.

Лист с данными

Документ Excel может содержать один или несколько листов с данными. Выглядит это так:
В форме загрузки необходимо выбрать тот лист, с которого будет происходить загрузка. Если в документе один лист, то он будет выбран автоматически.

Первая строка

В некоторых случах полезные данные могут начинаться не с первой строки. Чтобы минимизировать количество лишних данных, укажите строку, с которой начинается необходимая информация.
В нашем примере это строка №33, т.к. часть строк в ТОРГ-12 являются “шапкой” документа.

Этот товар уже есть в каталоге, если...

Раздел настроек позволяет указать параметры для сопоставления товаров, которые уже есть в базе данных, с загружаемыми из документа Excel.
Правильные настройки позволят избежать создания дубликатов товаров.

Условие

Доступно на выбор два варианта:
  • Совпадают все параметры
  • Совпадает хотя бы один параметр
Если выбран первый вариант “Совпадают все параметры”, то для всех параметров, у которых указан номер столбца, должно быть полное совпадение с такими же полями в карточке существующего товара.
Например, если указать номера столбцов для полей Штрихкод и Артикул, то товар будет считаться подходящим, если совпадает И штрихкод И артикул. Если будет найдено несколько совпадений в базе данных, то будет выбрана первая запись.
В случае, если выбран вариант “Совпадает хотя бы один параметр”, то поиск товар будет считаться подходящим, если штрихкод ИЛИ артикул совпали. Если будет найдено несколько совпадений в базе данных, то будет выбрана первая запись.
При этом поля, указанные для сравнения, не обязательно должны быть загружены из документа.

Параметры

В документе, который используется в качестве примера, есть только название товара, поэтому будем использовать его для сопоставления.
Т.к. название товара содержится в колонке №2, то ее и указываем для параметра “наименование”. Для остальных полей оставляем значение равное нулю – эти поля не будут использоваться для поиска подходящих товаров.
Если для всех параметров значение “столбец” указано = 0, то все товары, добавляемые из документа, будут считаться новыми.

Наименование

Укажите номер столбца, из которого будет загружаться наименование товара. В нашем случае это столбец №2

Штрихкод

Укажите столбец и параметры загрузки для штрихкода товара.
В нашем документе штрихкод товара не указан, поэтому значение оставляем равным нулю.
Если штрихкоду будет загружен из документа, то необходимо выбрать значение параметра “если пусто, то”. Данная опция подразумевает действия программы в том случае, если значение в ячейке будет пустым. Доступны три варианта:
  • Оставить пустым – штрихкод товара не будет указан
  • Генерировать штрихкод автоматически – программа сгенерирует ШК автоматически. Префикс для таких ШК будет установлен указанный в настройках
  • Пропустить строку – данные из строки не будут использоваться

Категория товара

Выберите категорию, в которую будут загружены товары или укажите номер столбца, в котором указана категория.
В нашем примере категории в документе нет, поэтому все товары загрузим в категорию “Батарейки”. Затем категорию можно будет изменить в карточке товара, если это потребуется.
Если указано, что категория должна загружаться из документа, то будут доступны дополнительные параметры.

Если такой категории в базе нет, то

Здесь необходимо указать логику поведения программы в том случае, если категории с названием из документа не удалось найти в базе данных.
  • Добавить категорию в базу – будет создана категория с названием из ячейки.
  • Присвоить категорию – будет присвоена выбранная категория
В нашем случае мы будем создавать категорию, т.к. в базе данных еще нет категорий.

Если пусто, то

В случае, если в ячейке категории пусто, то программа может выполнить следующие действия:
  • Пропустить строку – данные из такой строки будут пропущены
  • Присвоить категорию – будет присвоена выбранная категория
  • Описание карточки категории товаров

Описание

В этом разделе можно указать значения номеров столбцов для таких полей, как:
  • описание товара
  • доп. штрихкоды
  • значения доп. полей
В нашем документе таких полей нет – значения оставляем равными нулю.
  • Видео-урок: как добавить доп. поля для товаров и контактов

Количество

Укажем номер столбца, в котором содержится значение кол-во поступившего товара. В нашем примере это столбец №34. Установим значение “пропускать, если пусто”, чтобы в документ попали только те строки, у которых указано значение количества.

Закупочная цена

Для загрузки закупочной цены может использоваться один из двух вариантов.

Столбец с ценой

В этом случае в качестве закупочной цены будет установлено значение из ячеек указанного столбца.

Столбец с суммой

Такой вариант используется в тех случаях, когда в документе Excel указана общая сумма для позиции, но не указана цена. Или, как в нашем случае, цена указана без НДС, а сумма уже включает в себя значение НДС.
При выборе этого варианта значение закупочной цены для товара будет установлено равным значению суммы, поделенной на количество.

Розничная цена

Розничная цена при загрузке накладной может быть установлена несколькими способами.

Столбец

Укажите номер столбца в документе, где указаны розничные цены. Например, вы можете прописать вручную перед загрузкой.

Закупочная х...

Укажите коэффициент, на который будет умножена закупочная цена.
В нашем примере для расчета розничной цены будет происходить умножение закупочной на 1.3, т.е. наценка составит 30%.
При необходимости укажите, нужно ли округлять значение розничной цены. Например, до 5 рублей.
  • Инструкция по настройке правил автоматического ценообразования
  • Видео-урок по ценообразованию
  • Инструкция по групповому редактированию товаров с возможностью переоценки

Не изменять розничную цену товаров, для которых найдено совпадение в каталоге

Если эта опция включена, то для товаров, для которых найдено сопоставление в каталоге, розничная цена будет установлена равной максимальной розничной цене такого товара.

Загрузить

Проверьте, что все данные были введены верно и нажмите “Загрузить”, чтобы программа начала обработку документа и загрузку данных в каталог товаров.

Проверка результата

Если все сделано верно, то в карточке накладной будут отображены товары из документа.
Значения итогов в загруженной накладной совпадает с тем, что было указано по документу, а именно:
  • 13 шт. товара
  • Сумма 2650
При необходимости вы можете изменить кол-во и цены загруженных товаров.
После того как накладная будет готова – сохраните ее.
2023-02-13 18:27 Данные