Описание процесса загрузки номенклатуры (ассортимента) товаров из документа формата Excel
Время чтения 6 мин
GBS.Market позволяет выполнить загрузку номенклатуры (справочник товаров) из документа формата Excel в базу данных программы (в каталог товаров).
Например, это может быть полезным для:
первичного заполнения номенклатуры товаров из прайса поставщика
переноса данных в GBS.Market из других учетных систем
ВажноЕсли необходима загрузка товаров с указанием остатка, розничной стоимости и закупочных цен, то выполнять импорт из Excel нужно через создание нового поступления из Excel.
ВажноЕсли в документе не указаны категории товаров и товары планируется загружать в существующую категорию, то перед загрузкой убедитесь, что у вас созданы необходимые категории.
Поддерживается загрузка из файлов формата:
.xls Книга Excel 97-2000
.xlsx Книга Excel 2007-2010
Наличие Excel на компьютере необязательно. Файлы для просмотра могут быть открыты в аналогичных программах, например, OpenOffice, LibreOffice.
ПолезноДанные могут быть загружены так же из файлов формата CSV, для этого их необходимо открыть в Excel и сохранить в формате "Книга Excel".
Пример документа для загрузки
Возьмем для примера документ формата Excel выгруженный из другой учетной системы.
Определение номеров столбцов
Для того чтобы начать загрузку данных из документа, необходимо определить номера для столбцов, из которых мы будем загружать информацию.
Загрузить товары из Excel в GBS.Market можно в каталоге товаров. На главной форме откройте Товары – Каталог товаров.
В каталоге товаров в меню нажмите Файл.
И выберите пункт “Загрузить из Excel”
Форма загрузки товаров из Excel
Загрузка товаров осуществляется через форму загрузки, показанную на скриншоте ниже.
Путь к файлу
В форме загрузки нажмите кнопку обзора файлов, чтобы выбрать документ, из которого будет происходить загрузка товаров.
После нажатия на кнопку откроется окно проводника, в котором необходимо выбрать файл Excel.
Выберите файл и нажмите “Открыть”. После этого в программе отобразиться путь к выбраному файлу.
Шаблон настроек
Шаблоны настроек позволяют использовать ранее указанные параметры, без необходимости каждый раз заполнять настройки для однотипных документов.
Заполните номера столбцов и укажите другие опции, а затем сохраните шаблон. При следующей загрузке вы сможете повторно использовать шаблон, чтобы не заполнять такие же значения.
Лист с данными
Документ Excel может содержать один или несколько листов с данными. Выглядит это так:
В форме загрузки необходимо выбрать тот лист, с которого будет происходить загрузка. Если в документе один лист, то он будет выбран автоматически.
Первая строка
В некоторых случах полезные данные могут начинаться не с первой строки. Чтобы минимизировать количество лишних данных, укажите строку, с которой начинается необходимая информация.
В нашем примере это строка №2, т.к. в самой первой строке расположены названия столбцов.
Наименование
Укажите номер столбца из которого для товаров будет заполнено наименование. В документе из примера это столбец №3
Строки, в которых для товара нет наименования, будут пропущены. Так же НЕ будут загружены товары, название для которых меньше 3 символов.
Штрихкод
Для поля “штрихкод” укажите номер столбца. В нашем примере это столбец №1 в документе Excel
Параметр “если пусто, то” подразумевает действия программы в том случае, если значение в ячейке будет пустым. Доступны три варианта:
Оставить пустым – штрихкод товара не будет указан
Генерировать штрихкод автоматически – программа сгенерирует ШК автоматически. Префикс для таких ШК будет установлен указанный в настройках
Пропустить строку – данные из строки не будут использоваться
Категория товара
Для присвоения категории товару можно выбрать несколько вариантов действия.
Если в документе категория не указана – можно задать одну категорию на все загружаемые товары.
В документе, который мы взяли в качестве пример, категории для товаров указаны. В этом случае можно использовать загрузку категории из документа. Столбец с категорией в нашем случае – №2.
Если такой категории в базе нет, то
Здесь необходимо указать логику поведения программы в том случае, если категории с названием из документа не удалось найти в базе данных.
Добавить категорию в базу – будет создана категория с названием из ячейки.
Присвоить категорию – будет присвоена выбранная категория
В нашем случае мы будем создавать категорию, т.к. в базе данных еще нет категорий.
Если пусто, то
В случае, если в ячейке категории пусто, то программа может выполнить следующие действия:
Пропустить строку – данные из такой строки будут пропущены
Присвоить категорию – будет присвоена выбранная категория
Описание
Кроме основных параметров товара из Excel могут быть загружены в т.ч. такие данные:
описание товара
дополнительные штрихкоды
значения дополнительных полей
Укажите номера столбцов для таких данных, если необходимо.
Если включить опцию “пропускать, если пусто”, то строка с пустым значением поля будет пропущена.
Загрузить
Проверьте, что все данные были введены верно и нажмите “Загрузить”, чтобы программа начала обработку документа и загрузку данных в каталог товаров.
После завершения загрузки программа отобразит уведомление с количеством загруженных позиций.
Проверка результата
Если все сделано верно, то в каталоге товаров появятся те записи, которые были в выбранном документе Excel